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4 ans après la création de Vialyber, les co-fondateurs Thomas & Pierre ont souhaité investir une partie de leur trésorerie dans le développement de leur activité de formation.
déclaration de l'activité de formation
obtention de la certification Qualiopi
créées depuis la création de l'organisme
Vialyber est une boutique de conseil créée en 2019 par Thomas Efstathiu et Pierre Guerin.
Vialyber accompagne les institutions financières, publiques et internationales dans les phases clés de leur développement et de leur transformation : concevoir les offres, repenser les processus, mettre en place l’excellence opérationnelle, assurer l’amélioration continue.
La double expertise des dirigeants de stratégie opérationnelle et d’accompagnement aux structures publiques leur permet d’apporter un regard nouveau sur les problématiques de leurs clients et d’injecter à l’un et l’autre les “best practices from all practices”.
Vialyber a pour ambition de développer son activité de formation afin de compléter son offre de services.
Vialyber propose bien quelques formations mais l’ensemble est déstructuré. Aussi, leurs formations ne peuvent pas être prises en charge par des financements publics.
Conscient de l’importance de la formation continue dans le développement des compétences et de la transformation des organisations, Vialyber souhaite professionnaliser cette dimension à ses activités.
L’objectif principal de cette initiative est de comprendre en profondeur les mécanismes et les exigences réglementaires liés à la formation professionnelle en France, ainsi que de développer des programmes de formation pertinents et adaptés aux besoins de leurs clients.
Cependant, Vialyber n’ayant aucune expérience préalable dans le domaine de la formation, il est crucial pour eux d’acquérir les connaissances nécessaires pour mettre en place et gérer efficacement cet organisme de formation.
« Maxime nous a montré dès les premiers contacts
qu’on pouvait lui faire confiance »
Gaëtan Primot – Responsable formation Vialyber
Vialyber souhaitait bénéficier d’un accompagnement personnalisé pour s’assurer que leurs besoins spécifiques seraient pris en compte. Ils voulaient un partenaire capable de fournir des conseils sur mesure et un suivi attentif tout au long du processus de création de l’organisme de formation.
Vialyber voulait une solution qui couvre tous les aspects nécessaires, de la mise en place de la structure de la formation à l’obtention de la certification Qualiopi. Il était crucial que le prestataire choisi puisse garantir un service exhaustif et conforme aux standards les plus élevés.
Enfin, Vialyber voulait que le prestataire puisse s’adapter à leur emploi du temps chargé. Ils avaient besoin d’une flexibilité maximale pour planifier les sessions d’accompagnement, de manière à ne pas perturber leurs opérations quotidiennes et à intégrer ce projet de manière fluide dans leur planning.
Ces différentes analyses ont permis d’élaborer un plan adapté aux besoins de développement de Vialyber.
Face aux besoins spécifiques de Vialyber, il était essentiel de proposer un accompagnement qui répondrait à leurs exigences de personnalisation, de qualité et de flexibilité.
La réflexion a donc porté sur l’identification des points clés à aborder pour garantir le succès de la création de leur organisme de formation. Cela incluait une analyse approfondie des processus internes de Vialyber, la compréhension des objectifs à atteindre avec la certification Qualiopi, et l’élaboration d’une approche qui intégrerait toutes ces dimensions tout en minimisant l’impact sur leur emploi du temps déjà chargé.
Pour répondre à ces besoins, j’ai proposé un accompagnement personnalisé de 25 heures environ.
Cette solution permettait de fournir des conseils sur mesure et un suivi attentif à chaque étape du processus, tout en étant suffisamment flexible pour s’adapter aux contraintes spécifiques de Vialyber.
Cet accompagnement comprenait des sessions sur les exigences de la certification Qualiopi, la création et la mise en oeuvre des outils et process nécessaires, ainsi que des conseils pratiques pour la mise en place et la gestion de l’organisme de formation.
L’accompagnement s’est déroulé entièrement à distance, ce qui a permis de respecter les contraintes temporelles de Vialyber.
J’ai adapté mon emploi du temps pour convenir aux disponibilités de l’équipe, en proposant des sessions à des horaires flexibles.
Cette approche à distance a non seulement facilité la logistique, mais a également permis une communication continue et efficace, assurant ainsi un suivi rigoureux et une réponse rapide à toutes les questions et besoins de Vialyber tout au long du processus.
Comme Vialyber, je souhaite lancer mon activité de formation
J’ai pris en charge toutes les démarches de déclaration de l’organisme de formation.
J’ai rassemblé toutes les pièces justificatives nécessaires, j’ai créé le compte et j’ai complété le dossier à envoyer.
J’ai assuré le suivi avec la DREETS.
J’ai expliqué les attentes de chacun des indicateurs Qualiopi.
Nous avons ensuite co-construit les outils et process nécessaires pour se mettre en conformité avec les attentes de la certification Qualiopi.
J’ai préparé les équipes de Vialyber à l’audit Quaiopi à travers un audit blanc de 3 heures.
Nous avons ensuite ajusté le discours sur quelques indicateurs.
Pendant toute la durée de l’accompagnement, nous avons mis en oeuvre des solutions d’automatisation des tâches.
L’objectif ? Que la mise en oeuvre de la certification Qualiopi se fasse le plus naturellement possible, sans mobiliser trop de ressources humaines.
J’ai également consacré plusieurs heures à expliquer aux équipes les différentes obligations d’un organisme de formation.
Règlement intérieur, sous-traitance, affichages obligatoires, comptabilité séparée, remplissage du BPF…rien n’a été laissé de côté.
« Encore merci pour ton aide et ton accompagnement
sans lesquels nous en serions encore à relire le RNQ »
Kenza Guessous – Consultant Vialyber
À la fin de l’accompagnement, tous les objectifs fixés par Vialyber ont été atteints :
Nous avons obtenu le numéro d'activité (NDA) en 22 jours et la certification Qualiopi 57 jours après le début de la prestation.
Toutes les tâches souhaitées par Vialyber concernant les indicateurs Qualiopi ont été automatisées.
Les équipes de Vialyber sont désormais autonomes dans la gestion d'un organisme de formation.
L’organisme de formation de Vialyber a obtenu sa certification Qualiopi le 27 juillet 2023. Alors que les formations étaient dispensées ponctuellement auparavant, elles sont désormais proposées avec chacune des prestations de conseil.
La démarche qualité a été entièrement automatisée. Les équipes Vialyber n’ont plus besoin de passer du temps sur la partie administrative et peuvent désormais entièrement se consacrer à la formation.
Le process est également beaucoup plus efficace et complet. Chaque intervenant de la partie formation sait exactement ce qu’il a à faire. Nous avons déterminé différentes fonction clé : un référent pédagogique, un référent veille, un référent handicap…
Comme Vialyber, je souhaite lancer mon activité de formation
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