Nous allons nous intéresser aujourd’hui au critère n°6 du référentiel Qualiopi, et plus particulièrement les indicateurs 23, 24 et 25 concernant la veille, indiquant que le prestataire doit réaliser plusieurs types de veille :
- Une veille légale et règlementaire sur le champ de la formation professionnelle
- Une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention
- Une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations
Il est donc essentiel que l’organisme mette en place un système efficace permettant de répondre aux exigences de ces indicateurs, et ainsi rester à jour dans ces domaines.
La veille peut faire peur car c’est encore une pratique peu connue qui semble complexe au premier abord. Décortiquons cette pratique afin qu’elle n’ait plus de secrets pour vous !
D’abord, il convient de rappeler ce qu’est la veille… C’est une collecte d’informations récurrente (et non ponctuelle!) qui permet :
- De rester en alerte sur des thèmes sélectionnés
- De mettre à jour ses données
- De faire évoluer ses pratiques
Les avantages sont multiples : anticiper les évolutions du domaine de la formation professionnelle, appréhender les menaces (ou en tous cas limiter leurs effets) du point de vue légal et règlementaire, de profiter d’opportunités et de trouver des sources d’innovation.
Zoom sur les indicateurs 23, 24 et 25.
- Indicateur 23 : veille dans le domaine légal et réglementaire de la formation professionnelle.
« Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements. »
Ici, la veille porte sur tout ce qui concerne le Code du Travail, la réforme de la formation, les décrets, les lois, les arrêtés, qui pourraient avoir un impact sur votre organisme de formation. Cela débouche sur des actions à mener afin de rester en conformité avec la Loi.
Par exemple, s’il y a promulgation d’un décret qui nécessite de modifier un article du règlement intérieur des organismes de formation et de le diffuser aux apprenants, il ne faut évidemment pas passer à côté au risque de ne respecter la règlementation en vigueur.
Vous comprenez donc toute l’importance et les enjeux de mener une veille sans faille à ce niveau, car les conséquences peuvent être graves.
Les sources pour votre veille légale et réglementaire : Centre Inffo (srtucture nationale et partenaire de France Compétences), le Ministère du travail, la DREETS (ex-DIRECCTE) et la Carif-Oref de votre région, Formalerte.
- Indicateur 24 : veille sur les évolutions métier dans votre secteur d’intervention.
« Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements. »
Cette veille sera donc spécifique au secteur dans lequel vous proposez vos formations.
Par exemple, si vous proposez des formations en rapport avec les Energies Nouvelles et Renouvelables (ENR), vous allez donc mener une veille sur les évolutions de ce métier : comment les emplois du secteur évoluent, ainsi que les compétences nécessaires à la pratique des métiers des ENR, etc.
Les sources pour votre veille sectorielle (et concurrentielle) : les structures, fédérations professionnelles, instances et revues professionnelles spécifiques à votre secteur, le Ministères qui se rapportent à votre secteur, vos concurrents, les appels d’offre et enfin le SCOOP IT de la Carif-Oref de votre région. A vous de juger ce qui est le plus pertinent dans votre secteur.
- Indicateur 25 : veille concernant les innovations pédagogiques et technologiques.
« Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements. »
Les innovations pédagogiques concernent les méthodes d’enseignement, les facteurs qui pourraient amener à un changement de vos pratiques et méthodes pédagogiques.
Les innovations technologiques, elles, concernent tous les outils technologiques qui pourraient faciliter l’apprentissage de vos apprenants (donc en rapport avec la pédagogie), mais aussi les innovations technologiques concernant votre secteur d’intervention (par exemple, les innovations dans le secteur des énergies nouvelles et renouvelables).
Les sources pour votre veille d’innovations pédagogiques et technologiques : l’atelier du formateur, mag sydologie, SCOOP IT (agrégateur qui rassemble des informations de différentes sources) des Carif-Oref de Nouvelle Aquitaine et de Normandie. Et bien sûr tout ce qui est en rapport avec les innovations technologiques concernant votre domaine d’intervention.
Les étapes de réalisation d’une veille.
1. Le cadrage
Il s’agit ici de clairement définir les termes de votre recherche afin de répondre aux résultats attendus de votre veille ; pour répondre aux indicateurs 23,24 et 25, vos thèmes sont donc ceux énoncés ci-dessus ainsi que ceux de votre domaine d’intervention.
Le plus important est de rester régulier, car comme nous l’avons vu, la veille n’est pas une activité ponctuelle mais récurrente. Il serait judicieux d’établir un calendrier de veille qui indiquerait à quel(s) moment(s) de la semaine elle sera réalisée, analysée puis partagée.
2. La collecte
Pour chaque thème que vous aurez définit lors du cadrage, vous allez sélectionner au moins trois sources (nous vous en avons fourni quelques-unes dans les parties détaillant les indicateurs), mais pas plus de cinq ; en effet, vous risquez de vous noyer sous l’information. Cela ne vous empêchera pas d’évoluer par la suite mais au début, restez « focus ».
Vous allez maintenant utiliser un super outil : l’agrégateur de flux RSS, qui permet de rassembler toutes les sources en un seul endroit, avec la possibilité de structurer l’information en organisant ses sources de veille par catégories. L’information vient alors à vous sans aller sur le site, il suffit simplement de s’y abonner.
Outils : netvibes, paper.li, inoreader, feedly
Si la source qui vous intéresse n’a pas de flux RSS (comme France Compétences), vous pouvez toujours enregistrer le lien qui mène vers la page Actualités du site.
Vous pouvez également créer une alerte sur Google News, en y entrant un mot clé (par exemple Qualiopi) et vous recevrez alors un flux de toutes les informations web contenant ce mot. Si vous repérez un site qui vous intéresse sur le web et qu’il propose une newsletter, vous pouvez vous y abonner.
Pour information, en ce qui concerne Qualiopi il n’y a pas obligation d’utiliser un outil de veille. La présentation d’une liste de sources pour chacun des 3 indicateurs, accompagnée d’un tableau pour tracer les informations, sont suffisants. Mais dans ce cas, elle sera assez restreinte et un peu plus contraignante.
3. L’analyse
Lors de la phase d’analyse, il faut définir l’information utile : vous ne gardez que les informations importantes, qui vont impacter votre organisme. Vous devez tracer le résultat de votre veille, autrement dit vous allez les suivre et pour ce faire, vous allez créer des notes de veille (qui est donc l’outil de traçabilité de la veille) en indiquant à quel moment vous avez vu l’info, quel est le lien vers la source directe, quel est son impact pour vous et votre organisme, quelles sont les actions à mener dans le temps, et il faudra bien sûr en suivre l’évolution (date d’échéance, planification des sous-actions à mener, priorisation des tâches, etc). Cela peut prendre du temps il est primordial de le faire.
4. La diffusion
Lorsque vous réalisez une veille, il est important de la diffuser au sein de tout votre organisme afin d’en informer les différents membres. A vous de définir l’outil et le mode de diffusion les plus adaptés pour vous et votre équipe : pour certains, une newsletter mensuelle suffira et pour d’autres, qui ont un poste à responsabilités, un espace Wakelet à visiter de manière hebdomadaire sera plus adapté.
Outils : Wakelet, Twitter, LinkedIn, Slack, Newsletters, etc
5. Le pilotage
Vous allez maintenant comprendre pourquoi « et en exploite les enseignements » dans chaque indicateur était en gras : ce terme est souvent ignoré alors qu’il est essentiel. Il s’agit qu’il faut être capable de démontrer comment la veille (ou plutôt les veilles) que vous avez réalisée vous est utile dans le pilotage de votre organisme de formation et quels impacts elle a sur vos prestations.
En effet, vous ne pouvez pas vous contenter de juste collecter des informations, vous devez en tirer des enseignements et les appliquer.
Puisque l’objectif de la veille est avant tout de piloter comme il se doit votre organisme de formation, désigner un/e responsable de veille (un pilote) paraît être une excellente solution : cette personne bien placée au sein de l’organisme et volontaire pour la mission, sera chargée de réaliser cette veille (collecter, sélectionner, et diffuser les informations au personnel).
La veille n’a maintenant plus de secrets pour vous ! Si vous avez encore des interrogations à ce sujet, vous pouvez nous en faire part dans les commentaires.
