Déclarer son activité de formation est une étape essentielle pour tout formateur ou entreprise souhaitant dispenser des formations. Ce processus peut cependant être complexe et semé d’embûches. Pour garantir une déclaration réussie et sans complications, il est crucial de connaître et d’éviter les pièges courants qui peuvent survenir.
Pour vous aider à naviguer dans ce processus et déclaration votre activité de formation sans souci, nous avons identifié les principaux pièges à éviter. En suivant ces conseils, vous pourrez aborder cette étape avec confiance. Voici les erreurs les plus courantes à éviter lors de la déclaration d’activité :
1. Ne pas transmettre toutes les pièces demandées pour l'étude de votre dossier
L’un des pièges les plus fréquents est de ne pas fournir l’ensemble des documents requis pour l’examen de votre dossier. La DREETS (Directions Régionales de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) demande un ensemble précis de pièces justificatives pour évaluer votre demande. Voici les documents demandés :
- Copie du justificatif d’attribution du numéro unique d’identification (Siren)
- Bulletin n°3 du casier judiciaire, du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques
- Copie de l’un des éléments suivants :
- 1ère convention de formation professionnelle
- Bon de commande ou facture établis pour la réalisation de la prestation de formation
- Premier contrat de formation professionnelle
- Contrat d’apprentissage
- Si vous dispensez des actions de formation par apprentissage : copie des statuts (sauf pour les centres de formation d’apprentis d’entreprise)
- Si ces informations n’apparaissent pas dans le contrat ou la convention de formation transmise : informations concernant le contenu des actions, leur organisation et les moyens techniques et pédagogiques mobilisés
Toute omission peut entraîner des retards ou le rejet de votre dossier. Assurez-vous de vérifier attentivement la liste des documents nécessaires et de les transmettre tous en temps voulu. Une vérification rigoureuse et, si possible, une consultation préalable avec un expert en la matière peuvent grandement faciliter ce processus.
2. Présenter une prestation qui correspond à du développement personnel, du coaching, du bien-être ou du loisir
Il est essentiel de bien définir la nature de vos prestations. Si votre dossier présente des activités relevant du développement personnel, du coaching, du bien-être ou du loisir, cela sera automatiquement refusé.
En effet, ces types de prestations ne sont pas reconnus comme des formations professionnelles au sens de la législation en vigueur. Par exemple, une formation sur la gestion du stress peut être perçue comme du bien-être plutôt que de la formation.
Pour éviter ce piège, veillez à ce que vos formations répondent aux critères définis par la réglementation et soient clairement orientées vers l’acquisition de compétences professionnelles spécifiques et directement applicables dans un cadre professionnel.
3. Proposer une formation trop courte
Pour être reconnue comme une formation professionnelle, votre session doit durer au moins 4 heures. Une formation d’une durée inférieure à 4 heures est souvent considérée comme une simple sensibilisation, et non comme une véritable formation.
Il est donc crucial de structurer vos programmes de manière à respecter ce minimum de durée. Une formation efficace devrait inclure des modules suffisamment détaillés pour couvrir les compétences visées, des activités pratiques pour renforcer l’apprentissage, et des évaluations pour mesurer les acquis des participants.
Cette structuration non seulement assure la conformité légale mais augmente également la qualité perçue de vos formations.
4. Utiliser des modèles de documents non conformes
Un autre piège courant consiste à utiliser des modèles de documents qui ne sont pas adaptés à votre situation. Par exemple, utiliser un contrat de formation destiné aux particuliers pour une formation dispensée à des salariés d’entreprise peut entraîner un refus.
De plus, même les documents fournis par la DREETS ne sont pas toujours conformes aux attentes spécifiques de cette instance. Il est donc essentiel de bien comprendre les exigences et de s’assurer que tous vos documents sont corrects et appropriés. Cela inclut les contrats de formation, les conventions de formation, les fiches de présence, et les attestations de fin de formation.
Utiliser des documents spécifiques à chaque type de formation et public cible est crucial pour éviter les malentendus et les rejets administratifs.
En évitant ces pièges courants, vous maximisez considérablement vos chances de réussir votre déclaration d’activité et de lancer sereinement votre organisme de formation. Chaque étape de ce processus demande une attention particulière et une préparation rigoureuse. En étant bien informé et en anticipant les éventuelles difficultés, vous pouvez non seulement éviter les retards et les complications administratives, mais aussi établir une base solide pour le futur de votre organisme.
