L’indicateur 16 de la certification Qualiopi concerne les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification.
Il est spécifique aux OF, aux CFA et à la VAE.
Présentation de l'indicateur 16 de la certification Qualiopi
L’indicateur 16 de Qualiopi se focalise sur la responsabilité des organismes de formation qui proposent des parcours menant à une certification professionnelle. Il s’agit de garantir que toutes les modalités et conditions sous lesquelles les apprenants sont présentés à l’examen ou à l’évaluation finale respectent strictement les critères et les directives établis par l’organisme qui délivre la certification. Cela inclut la conformité avec les processus d’évaluation, les prérequis nécessaires, et toutes autres conditions spécifiques requises pour que les apprenants puissent obtenir leur certification de manière légitime et reconnue.
Traduction :
Quand votre centre de formation vous prépare pour obtenir un diplôme ou une qualification professionnelle, elle doit s’assurer que tout se passe selon les règles fixées par ceux qui décernent ce diplôme. Cela veut dire que votre centre de formation suit à la lettre toutes les instructions pour que, quand vous passez votre examen ou votre évaluation, vous le fassiez dans les bonnes conditions et que votre certification soit bien reconnue partout.
Description de l’indicateur 16 de la certification Qualiopi :
« Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification. »
L’indicateur 16 de Qualiopi requiert que les organismes de formation veillent scrupuleusement à ce que les procédures et les conditions d’inscription et de passage des certifications professionnelles suivent précisément les règles définies par l’entité qui octroie ces certifications. Cela signifie que l’organisme doit coordonner étroitement avec les autorités certifiantes pour garantir que les apprenants remplissent toutes les conditions nécessaires, comme les prérequis et les formalités d’examen, afin d’assurer la validité et la reconnaissance officielle de la certification obtenue.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, la description de l’indicateur reste inchangée
Niveau attendu de l’indicateur 16 de la certification Qualiopi :
« Le prestataire respecte les exigences formelles de l’autorité de certification lorsqu’il présente des candidats à la certification qu’il propose. »
Pour l’indicateur 16, le niveau attendu est donc que l’organisme de formation respecte rigoureusement toutes les directives et conditions fixées par l’organisme certificateur pour la présentation des candidats à une certification. Cela comprend le suivi des procédures d’inscription, la préparation des candidats selon les critères requis, et l’assurance que le processus d’évaluation se déroule conformément aux standards établis. L’objectif est de garantir que chaque candidat est évalué de manière juste et que la certification obtenue est pleinement reconnue et valide.
Étude de cas concret : le centre de formation Professionnelle « CertifPlus »
Contexte :
« CertifPlus » est un organisme de formation spécialisé dans les cours de comptabilité qui préparent à une certification professionnelle reconnue dans le secteur financier. Pour maintenir sa réputation d’excellence et assurer le succès de ses apprenants, « CertifPlus » s’engage à respecter scrupuleusement les exigences de l’autorité de certification.
Défi :
Garantir que tous les candidats soient présentés à la certification dans le strict respect des directives formelles de l’autorité certifiante, pour maximiser les chances de succès et la validité de la certification.
Mise en oeuvre de l’indicateur 16 :
- Coordination avec l’autorité de certification :
« CertifPlus » entretient une communication régulière avec l’autorité de certification pour s’assurer d’une mise à jour constante des exigences et des critères d’évaluation.
L’organisme organise des sessions d’information pour ses formateurs et son personnel administratif sur les dernières directives de certification.
- Préparation des candidats :
Des sessions de préparation spécifiques sont mises en place pour aligner les compétences des apprenants avec les exigences de l’examen de certification.
« CertifPlus » fournit des guides détaillés et des matériaux de révision conformes aux spécifications de l’examen.
- Processus d’inscription et de présentation :
Un suivi administratif rigoureux est mis en œuvre pour s’assurer que chaque candidat est correctement inscrit à l’examen, avec tous les prérequis nécessaires.
Des simulations d’examen sont organisées pour familiariser les apprenants avec le format et les conditions de l’évaluation réelle.
Résultats :
Suite à l’implémentation de ces mesures, « CertifPlus » a observé une augmentation notable du taux de réussite à la certification parmi ses apprenants. Les retours positifs des candidats ont souligné l’efficacité de la préparation et la fluidité du processus d’inscription et d’examen, renforçant la réputation de l’organisme comme centre de formation de référence pour les certifications en comptabilité.
Cette étude de cas illustre l’importance de l’indicateur 16 pour les organismes de formation proposant des parcours certifiants. En assurant une adéquation parfaite entre les procédures de certification et les exigences de l’autorité certifiante, « CertifPlus » garantit non seulement la validité et la reconnaissance des certifications obtenues par ses apprenants, mais contribue également à leur réussite professionnelle future.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, les attentes de cet indicateur 16 sont les même
Précisions sur l’indicateur 16 de la certification Qualiopi :
« Lorsque le prestataire n’est pas chargé de l’évaluation, il oriente le bénéficiaire vers l’évaluateur. »
Ce qui change par rapport à la V8 : le référentiel nous précisé dorénavant que lorsque le prestataire n’est pas chargé de l’évaluation des objectifs, alors il doit orienter l’apprenant vers l’évaluateur
Exemples de preuves pour l’indicateur 16 de la certification Qualiopi :
« Information communiquée aux bénéficiaires sur le déroulement de l’évaluation, conditions de passage de l’examen à distance, preuve d’inscription à la session d’évaluation.
Habilitation du prestataire à évaluer et convention de partenariat avec le certificateur, référentiel d’évaluation, règlement d’organisation des examens, procès-verbal des sessions d’examen, livret d’évaluations réalisées en cours de formation, attestations de réussite ou de suivi à des formations réglementaires obligatoires pour obtenir la certification visée. »
Pour prouver la conformité à l’indicateur 16 de Qualiopi, l’organisme de formation doit donc fournir des documents tels que des listes de candidats présentés à la certification, des comptes rendus d’entretiens avec les candidats et des preuves de suivi des exigences formelles de l’autorité de certification. Ces preuves démontrent que l’organisme a pris les mesures nécessaires pour garantir que les candidats sont présentés à la certification de manière conforme aux attentes de l’autorité compétente.
Ce qui change par rapport à la V8 : de nouveaux éléments de preuve sont présentés. Il semblerait qu’il faille désormais pousser encore plus les apprenants au passage de l’examen final
Non-conformité de l’indicateur 16 de la certification Qualiopi :
« Dans l’échantillon audité, le non-respect (même partiel) de cet indicateur entraîne une non-conformité majeure. »
Une non-conformité dans l’indicateur 16 est déclenchée lorsque l’organisme de formation ne respecte pas, même partiellement, les exigences formelles définies par l’autorité de certification pour la présentation des candidats à la certification. Cela peut inclure des manquements dans la préparation des candidats, des lacunes dans la documentation ou des erreurs dans le processus de présentation des candidats à l’examen ou à l’évaluation finale.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, le type de non-conformité (majeure) reste inchangé
Obligations spécifiques de l’indicateur 16 de la certification Qualiopi :
Non
Ce qui change par rapport à la V8 : pas d’obligation spécifique pour cet indicateur
Glossaire de l’indicateur 16 de la certification Qualiopi
Non
Ce qui change par rapport à la V8 : toujours pas d’explication de termes pour cet indicateur 16
Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants pour l’indicateur 16 de la certification Qualiopi :
Aucune attente spécifique
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, il n’y a toujours pas d’attente spécifique pour les nouveaux entrants sur cet indicateur 16
Cas de la sous-traitance pour l’indicateur 16 de la certification Qualiopi :
Lorsque la prestation échantillonnée est une prestation pour laquelle l’organisme intervient en sous-traitance : l’organisme certificateur tient compte des missions confiées pour l’appréciation de cet indicateur.
Pour aller plus loin dans l’indicateur 16 de la certification Qualiopi...
L’indicateur 16 se concentre sur la manière dont l’organisme de formation assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification. Voici un guide pour vous aider à répondre à cet indicateur de manière efficace :
- Comprendre les exigences de l’autorité de certification
Prenez connaissance des directives, des règlements et des exigences spécifiques établis par l’autorité de certification pertinente.
Identifiez les critères d’éligibilité des candidats, les modalités d’évaluation, les procédures administratives, etc.
- Analyser les pratiques actuelles
Évaluez vos pratiques actuelles en matière de présentation des candidats à la certification.
Identifiez les éventuels écarts par rapport aux exigences formelles de l’autorité de certification.
- Mettre en place des processus conformes
Développez des processus et des procédures conformes aux exigences de l’autorité de certification.
Assurez-vous que chaque étape du processus de présentation des candidats est alignée avec les normes établies.
- Former le personnel
Fournissez une formation adéquate à votre personnel sur les exigences formelles de l’autorité de certification.
Assurez-vous que tout le personnel impliqué dans le processus de présentation des candidats comprend ses responsabilités et les attentes de l’autorité de certification.
- Préparer les candidats à la certification
Offrez aux candidats une préparation adéquate à la certification, en mettant l’accent sur les critères et les attentes spécifiques de l’autorité de certification.
Fournissez-leur des ressources pédagogiques et des supports de révision pour les aider à se préparer efficacement.
- Documenter les étapes du processus
Mettez en place des systèmes de suivi et de documentation pour enregistrer toutes les étapes du processus de présentation des candidats.
Assurez-vous que toutes les évaluations, les résultats, les observations et les recommandations sont consignés de manière appropriée.
- Réviser et mettre à jour régulièrement
Surveillez les éventuels changements ou mises à jour des exigences de l’autorité de certification.
Révisez et mettez à jour vos pratiques et procédures en conséquence pour rester conformes aux normes établies.
Vous souhaitez aller plus loin dans la compréhension des attendus de chacun des indicateurs Qualiopi ?
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Et si vous êtes un réseau de franchises et vous souhaitez vous aussi créer votre organisme de formation ou obtenir votre certification Qualiopi, c’est par ici.
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Toutes vos questions sur l'indicateur 16 de la certification Qualiopi
Quelles sont les exigences formelles de l'autorité de certification en matière de présentation des candidats à la certification ?
Si vous accueillez un public en situation de handicap, vous devez alors démontrer à l’auditeur que vous prenez en compte les spécificités de ce public et que vous mettez en œuvre des dispositions de compensation.
Comment l'organisme de formation peut-il s'assurer de respecter ces exigences formelles ?
Pour cet indicateur 4, vous pouvez montrer des questionnaires permettant de comprendre le besoin ou des documents synthèses de vos échanges avec les bénéficiaires en amont de la prestation.
Quels sont les documents ou les procédures nécessaires pour garantir une présentation conforme des candidats à la certification ?
Vous pouvez prouver l’efficacité des mesures en présentant des retours d’évaluations des bénéficiaires, des rapports d’activité montrant la mise en œuvre des dispositions, ou des attestations de conformité aux normes d’accessibilité.
Que faire en cas de changements ou de mises à jour des exigences formelles de l'autorité de certification ?
Oui, le non-respect de l’indicateur 4 peut entraîner une non-conformité majeure, affectant directement votre accréditation jusqu’à ce que les actions correctives nécessaires soient mises en place et validées.
Quels sont les risques d'une non-conformité avec cet indicateur ?
Les ajustements doivent être suffisamment personnalisés pour répondre efficacement aux besoins individuels des bénéficiaires en situation de handicap, assurant une égalité d’accès et de participation à la formation ou au service proposé.
Comment préparer efficacement les candidats à la certification pour répondre aux exigences formelles ?
Les meilleures pratiques incluent l’évaluation préalable des besoins des bénéficiaires, la formation du personnel à l’accueil de publics en situation de handicap, l’adaptation des locaux et des matériels, et la mise en place d’une communication accessible à tous.
Quels outils ou supports peuvent être utilisés pour faciliter la préparation et la présentation des candidats à la certification ?
Les meilleures pratiques incluent l’évaluation préalable des besoins des bénéficiaires, la formation du personnel à l’accueil de publics en situation de handicap, l’adaptation des locaux et des matériels, et la mise en place d’une communication accessible à tous.
Comment s'assurer que toutes les étapes du processus de présentation des candidats sont documentées et suivies conformément aux exigences de l'autorité de certification ?
Les meilleures pratiques incluent l’évaluation préalable des besoins des bénéficiaires, la formation du personnel à l’accueil de publics en situation de handicap, l’adaptation des locaux et des matériels, et la mise en place d’une communication accessible à tous.
