L’indicateur 4 de la certification Qualiopi concerne l’analyse des besoins de vos bénéficiaires. Il faut tout d’abord récolter le besoin de l’apprenant ou de l’entreprise, et ensuite l’analyser. C’est un indicateur très important puisqu’il va conditionner la réussite de votre prestation. Il vous permettra ensuite de concevoir votre formation par rapport aux objectifs. Prenons le temps d’étudier en détail cet indicateur 4 Qualiopi.
Il est commun à toutes les catégories d’actions.
Présentation de l'indicateur 4 de la certification Qualiopi
L’indicateur 4 Qualiopi est le premier indicateur du critère 2. Il est important puisque très lié avec deux indicateurs que nous allons voir juste après : le 5 concernant les objectifs et le 6 concernant les contenus de cours.
Cet indicateur est donc centré sur l’importance de l’analyse des besoins des bénéficiaires de la formation, en tenant compte des exigences de leur entreprise, ou de l’entité qui finance la formation. Cet indicateur vise à garantir que les formations proposées sont non seulement pertinentes et adaptées aux besoins spécifiques des apprenants, mais qu’elles sont également en accord avec les objectifs professionnels et les attentes des employeurs ou des financeurs.
Traduction :
L’indicateur 4, c’est comme quand vous voulez acheter un nouvel ordinateur. Avant de choisir, vous discutez avec le vendeur pour lui dire exactement ce que vous souhaitez faire avec : des jeux, des études, de la musique ? Puis, le vendeur analyse ce dont vous avez besoin et vous conseille l’ordinateur qui vous convient le mieux.
Pour les formations, c’est pareil. L’organisme va discuter avec le bénéficiaire, éventuellement avec la direction de l’entreprise (ou le financeur), pour bien comprendre ce que le candidat cherche à apprendre et pourquoi. Ensuite, elle s’assure que la formation proposée va vraiment lui enseigner ce dont il a besoin pour son activité ou pour se développer professionnellement. C’est une façon de personnaliser la formation afin de s’assurer de sa pertinence et de son utilité.
Description de l’indicateur 4 de la certification Qualiopi :
« Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s). »
L’objectif de cet indicateur est donc de s’assurer que les formations proposées soient alignées avec le développement professionnel des bénéficiaires, tout en répondant aux exigences du marché du travail et aux attentes des organisations qui les emploient ou qui financent leur formation.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, la description de l’indicateur reste là même
Niveau attendu de l’indicateur 4 de la certification Qualiopi :
« Démontrer comment le besoin du bénéficiaire est analysé en fonction de la finalité de la prestation. »
Le niveau attendu est donc que les organismes de formation montrent clairement qu’ils ont un processus qui permet de bien comprendre et analyser en détail ce dont chaque participant a besoin en termes de formation, cela en identifiant de manière précise les objectifs professionnels et les besoins en formation des bénéficiaires, en documentant ce processus d’analyse pour chaque apprenant, et en adaptant la formation en conséquence.
Étude de cas concret : formation en gestion de projet chez SkillUp Academy.
Contexte :
SkillUp Academy offre une formation professionnelle en gestion de projet destinée aux employés souhaitant accroître leurs compétences dans ce domaine. La formation est conçue pour répondre aux exigences des entreprises modernes en matière de gestion d’équipe et de conduite de projets.
Défi :
Aligner le contenu de la formation sur les besoins réels des apprenants, qui travaillent dans divers secteurs et à différents niveaux de responsabilité, tout en veillant à ce que la formation contribue à leur avancement professionnel et réponde aux attentes des employeurs.
Approche :
- Analyse du besoin du bénéficiaire :
SkillUp Academy a mis en place des entretiens individuels approfondis avec chaque candidat pour identifier ses compétences actuelles, ses lacunes, ses objectifs professionnels et ses attentes spécifiques en matière de formation.
En collaboration avec les entreprises partenaires, SkillUp Academy a personnalisé les modules de formation pour qu’ils correspondent aux besoins en gestion de projet spécifiques de chaque secteur.
- Documentation du processus :
Chaque analyse de besoin a été documentée, comprenant les recommandations de formation personnalisées pour l’apprenant.
Des dossiers de suivi ont été créés pour assurer que les objectifs fixés au début de la formation restent en ligne avec l’évolution de la formation et les retours continus des bénéficiaires.
Résultat :
Les apprenants ont pu acquérir des compétences ciblées qui leur ont permis de gérer des projets plus efficacement, d’assumer plus de responsabilités et de progresser dans leurs carrières. Les entreprises partenaires ont noté une amélioration significative des performances des équipes de projet formées par SkillUp Academy.
Cette étude de cas illustre la manière dont SkillUp Academy a répondu aux exigences de l’indicateur 4 de Qualiopi. L’analyse détaillée des besoins des apprenants et l’ajustement personnalisé du contenu de la formation ont assuré que les employés et leurs employeurs bénéficient directement des compétences développées pendant la formation.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, le niveau attendu pour cet indicateur 4 reste le même
Précisions sur l’indicateur 4 de la certification Qualiopi :
« Tout support synthétisant les besoins identifiés du bénéficiaire ou d’un groupe de bénéficiaires (grilles d’analyse, diagnostics préalables, dossiers d’admission, comptes rendus d’entretiens, critères de détermination de l’opportunité et de la faisabilité de la prestation). »
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, aucune précision particulière n’est apportée
Exemples de preuves pour l’indicateur 4 de la certification Qualiopi :
« Tous supports et outils d’analyse, existence d’indicateurs de suivi et de résultats, supports de contractualisation, identification des compétences visées par la prestation, des objectifs pédagogiques intermédiaires et finaux, référentiel de la certification. »
Pour les supports et outils d’analyse, fournir des documents tels que des questionnaires d’évaluation initiale, des formulaires d’entretien ou des applications numériques utilisés pour évaluer les besoins spécifiques des apprenants.
L’existence d’indicateurs de suivi et de résultats peut se présenter sous forme de tableaux de bord, de rapports ou des systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) qui suivent la progression des apprenants et les résultats obtenus tout au long de la formation.
Les supports de contractualisation sont les contrats (ou conventions) de formation, ou les accords qui définissent clairement les compétences que la formation vise à développer, ainsi que les objectifs pédagogiques à atteindre.
L’identification des compétences visées par la prestation peut prendre la forme de descriptions détaillées des compétences que la formation cherche à développer, souvent présentées dans le programme de la formation ou dans des fiches de compétences.
Les objectifs pédagogiques intermédiaires et finaux sont les plans pédagogiques qui énumèrent les objectifs d’apprentissage à différents stades de la formation, permettant ainsi de suivre l’évolution et l’atteinte des compétences étape par étape.
Enfin, le référentiel de la certification est le document officiel détaille les normes et les exigences pour obtenir la certification visée par la formation.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, les exemples d’éléments de preuve sont les mêmes
Non-conformité de l’indicateur 4 de la certification Qualiopi :
« Dans l’échantillon audité, le non-respect (même partiel) de cet indicateur entraîne une non- conformité majeure. »
Il faut donc être attentif à cat indicateur car tout manquement mène à une non-conformité majeure. Essayez de fournir tous les éléments qui se trouvent dans les exemples de preuves ci-dessus.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, le non-respect de cet indicateur (même partiel) entraine une non-conformité majeure
Obligations spécifiques de l’indicateur 4 de la certification Qualiopi :
« Dans le cas où le prestataire accueille un public en situation de handicap : le prestataire démontre qu’il prend en compte les situations de handicap et les besoins en compensation (pédagogie, matériel, moyens techniques, humains…). »
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, il y a la même obligation spécifique concernant l’accueil d’un public en situation de handicap
Glossaire de l’indicateur 4 de la certification Qualiopi
Bénéficiaire : personne à qui la prestation est dispensée.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, aucun nouveau terme explicité
Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants pour l’indicateur 4 de la certification Qualiopi :
Aucune attente spécifique
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, il n’y a pas d’attente spécifique pour les nouveaux entrants
Pour aller plus loin dans l’indicateur 4 de la certification Qualiopi...
Voici un guide étape par étape pour vous aider à répondre aux exigences de l’indicateur 4 :
- Compréhension du critère
Commencez par comprendre précisément ce que le critère 4 exige en termes d’accueil et d’adaptation des formations pour les personnes en situation de handicap, selon votre catégorie (action de formation, bilan de compétences, VAE et apprentissage).
Identifiez les objectifs spécifiques que le critère cherche à atteindre, comme l’amélioration de l’accessibilité ou la personnalisation de l’apprentissage.
- Évaluation des besoins
Effectuez une évaluation des besoins de votre public cible, en particulier des personnes en situation de handicap. Le processus commence généralement par un entretien approfondi avec le bénéficiaire pour identifier ses compétences actuelles, ses aspirations professionnelles et ses besoins de formation.
Une collaboration étroite avec les entreprises et les financeurs est également essentielle pour comprendre leurs attentes et leurs exigences spécifiques, afin d’assurer que la formation sera bénéfique et pertinente dans un contexte professionnel.
Utilisez des questionnaires, des entretiens ou des consultations avec des experts en accessibilité pour recueillir des données précises.
- Planification des Adaptations
Sur la base de cette analyse, élaborez un plan d’action détaillant les adaptations nécessaires, tant sur le plan pédagogique que matériel. Vous pouvez adapter le programme, les méthodologies et les supports pédagogiques pour répondre aux besoins identifiés, favorisant ainsi une expérience d’apprentissage personnalisée et efficace.
Identifiez les ressources nécessaires (financières, humaines, matérielles) pour mettre en œuvre ces adaptations.
- Mise en oeuvre des adaptations
Adaptez vos méthodes d’enseignement pour inclure des approches variées qui répondent aux différents besoins d’apprentissage.
Assurez-vous que vos locaux et votre matériel pédagogique sont accessibles aux personnes en situation de handicap.
- Formation et Sensibilisation
Organisez des formations pour votre personnel sur l’accueil des personnes en situation de handicap et les pratiques pédagogiques inclusives.
Sensibilisez tous les participants à l’importance de l’inclusion et au respect des différences.
- Suivi et évaluation
Mettez en place des procédures d’évaluation pour mesurer l’efficacité des adaptations réalisées.
Collectez régulièrement des retours de la part des bénéficiaires et du personnel pour réajuster vos programmes de formation afin qu’ils restent pertinents dans un environnement professionnel en constante évolution.
- Documentation et communication
Gardez une trace documentée de toutes les actions entreprises pour répondre au critère 4, incluant les plans, les mesures mises en place, et les évaluations.
Communiquez clairement sur les mesures d’accessibilité et d’adaptation mises en place auprès de tous les acteurs concernés.
Conseils supplémentaires
Envisagez de développer des partenariats avec des organisations spécialisées dans le handicap pour bénéficier de leur expertise.
Soyez ouverts à des solutions innovantes pour améliorer l’accessibilité et l’inclusivité de vos formations.
Vous souhaitez aller plus loin dans la compréhension des attendus de chacun des indicateurs Qualiopi ?
Si vous êtes formateur indépendant, vous pouvez consulter toutes nos formations sur Qualiopi ici.
Si vous êtes une entreprise, vous pouvez consulter nos formations Qualiopi dans ce lien.
Et si vous êtes un réseau de franchises et vous souhaitez vous aussi créer votre organisme de formation ou obtenir votre certification Qualiopi, c’est par ici.
Tous les indicateurs de
la certification Qualiopi
Je veux en savoir plus sur cet indicateur 4 Qualiopi
Toutes vos questions sur l'indicateur 4 de la certification Qualiopi
Que se passe-t-il dans le cas où j’accueille un public en situation de handicap ?
Si vous accueillez un public en situation de handicap, vous devez alors démontrer à l’auditeur que vous prenez en compte les spécificités de ce public et que vous mettez en œuvre des dispositions de compensation.
Quels documents puis-je montrer pour cet indicateur lors de l’audit ?
Pour cet indicateur 4, vous pouvez montrer des questionnaires permettant de comprendre le besoin ou des documents synthèses de vos échanges avec les bénéficiaires en amont de la prestation.
Comment prouver l’efficacité des mesures prises pour l’indicateur 4 ?
Vous pouvez prouver l’efficacité des mesures en présentant des retours d’évaluations des bénéficiaires, des rapports d’activité montrant la mise en œuvre des dispositions, ou des attestations de conformité aux normes d’accessibilité.
Est-ce que le non-respect de l'indicateur 4 a des conséquences immédiates sur l'accréditation de notre organisme ?
Oui, le non-respect de l’indicateur 4 peut entraîner une non-conformité majeure, affectant directement votre accréditation jusqu’à ce que les actions correctives nécessaires soient mises en place et validées.
Dans quelle mesure les ajustements pour le handicap doivent-ils être personnalisés ?
Les ajustements doivent être suffisamment personnalisés pour répondre efficacement aux besoins individuels des bénéficiaires en situation de handicap, assurant une égalité d’accès et de participation à la formation ou au service proposé.
Quelles sont les meilleures pratiques pour anticiper les besoins spécifiques liés à l’indicateur 4 ?
Les meilleures pratiques incluent l’évaluation préalable des besoins des bénéficiaires, la formation du personnel à l’accueil de publics en situation de handicap, l’adaptation des locaux et des matériels, et la mise en place d’une communication accessible à tous.
