L’indicateur 27 de la certification Qualiopi concerne la sous-traitance.
Il est commun à toutes les catégories.
Présentation de l'indicateur 27 de la certification Qualiopi
L’indicateur 27 de Qualiopi stipule que lorsqu’un prestataire de formation recourt à la sous-traitance ou au portage salarial, il doit garantir que ces services tiers respectent également les standards et les critères établis dans le référentiel Qualiopi. Cela signifie que le prestataire principal est responsable de la vérification et de l’assurance que tous les aspects des formations délivrées, y compris celles réalisées par des sous-traitants ou des portés salariaux, répondent aux exigences de qualité, d’éthique et de conformité prévues par le référentiel. Cette démarche assure une uniformité de la qualité de service offerte aux apprenants, indépendamment de qui fournit la prestation.
Traduction :
L’indicateur 27 concerne les centres de formation qui passent par des sous-traitants ou des personnes en portage salarial pour s’occuper de tâches qui leur sont déléguées. Ce que cet indicateur dit, c’est que le centre de formation principal doit s’assurer que ces sous-traitants suivent les mêmes règles strictes que lui. En gros, si un centre de formation décide de ne pas faire tout le travail lui-même et de faire appel à d’autres pour l’aider, il doit s’assurer que ces partenaires travaillent de manière aussi sérieuse et conforme aux normes que le centre lui-même. Cela garantit que peu importe qui réalise la tâche, la qualité reste la même.
Description de l’indicateur 27 de la certification Qualiopi :
« Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel. »
L’indicateur 27 concerne la responsabilité des prestataires de formation de s’assurer que leurs sous-traitants ou les professionnels en portage salarial respectent les normes du référentiel Qualiopi. Cet indicateur souligne l’importance de la conformité à travers toute la chaîne de prestation de service, garantissant que toutes les parties impliquées dans la formation maintiennent les mêmes standards de qualité. Le prestataire doit donc mettre en place des procédures de vérification et de surveillance pour s’assurer que les sous-traitants et les portés salariaux appliquent les mêmes pratiques pédagogiques, administratives et de gestion de la qualité que celles requises par Qualiopi. Cela inclut l’adéquation des compétences, la qualité des ressources pédagogiques utilisées, et le respect des procédures réglementaires et légales.
Ce qui change : rien, pas de changement au niveau de la description de l’indicateur 27.
Niveau attendu de l’indicateur 27 de la certification Qualiopi :
« Démontrer les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au présent référentiel par le sous-traitant ou le salarié porté. »
Pour l’indicateur 27, le niveau attendu exige que le prestataire principal démontre clairement avoir mis en place des mécanismes efficaces pour s’assurer que tous les sous-traitants ou salariés portés respectent les standards et exigences du référentiel Qualiopi. Cela inclut la mise en œuvre de procédures de vérification et de suivi régulières, ainsi que la documentation appropriée qui prouve que les sous-traitants ou salariés portés appliquent les mêmes pratiques qualitatives que celles prévues par le référentiel. Le prestataire doit donc non seulement sélectionner ses partenaires avec soin mais également contrôler continuellement leur conformité pour maintenir les standards de qualité exigés.
Étude de cas concret : la formation TechPlus
Contexte :
TechPlus est un institut de formation spécialisé dans les technologies de l’information qui emploie fréquemment des sous-traitants et des salariés portés pour des modules de formation spécifiques. L’institut est engagé à maintenir une haute qualité de formation conforme au référentiel Qualiopi.
Défi :
Assurer que tous les sous-traitants et les salariés portés respectent les exigences strictes du référentiel Qualiopi, malgré la diversité de leurs spécialisations et de leurs méthodes pédagogiques.
Mise en place des dispositions pour vérifier la conformité :
- Processus de sélection rigoureux
TechPlus a mis en place un processus de sélection qui inclut des critères précis basés sur les exigences de Qualiopi. Chaque sous-traitant potentiel doit fournir une documentation détaillée prouvant leur conformité avec les normes de Qualiopi, y compris les méthodes pédagogiques, les qualifications des formateurs, et les évaluations de précédentes formations.
- Formation et sensibilisation
Une fois sélectionnés, les sous-traitants et les salariés portés sont invités à participer à une session de formation sur les standards de Qualiopi. Cette session est conçue pour s’assurer qu’ils comprennent bien les attentes de TechPlus et comment ces attentes se traduisent dans la pratique quotidienne.
- Audits et suivi régulier
TechPlus a établi un calendrier d’audits réguliers pour vérifier la conformité en continu. Ces audits sont réalisés à l’improviste et comprennent des observations de formations, des entretiens avec les apprenants, et la revue des documents pédagogiques utilisés par les sous-traitants.
- Feedback et ajustements
Après chaque formation, un feedback est recueilli auprès des apprenants pour évaluer la qualité et l’adéquation de la formation. Les résultats de ces évaluations sont discutés avec les sous-traitants, et des ajustements sont faits si nécessaire.
Résultat :
En mettant en place ces mesures, TechPlus a réussi à maintenir une qualité de formation élevée et conforme aux standards de Qualiopi, même en utilisant des ressources externes. Les audits ont démontré une excellente adhésion aux critères du référentiel, et les retours des apprenants ont continué à être positifs, renforçant la réputation de l’institut.
Cette approche proactive et structurée de la vérification de la conformité des sous-traitants et salariés portés a permis à TechPlus de garantir que l’enseignement fourni reste de haute qualité et uniforme, peu importe qui délivre la formation.
Ce qui change : rien, pas de changement non plus au niveau des attendus de cet indicateur
Précisions sur l’indicateur 27 de la certification Qualiopi :
Cet indicateur n’impose pas aux sous-traitants l’obligation de certification Qualiopi : la responsabilité de la qualité appartient au donneur d’ordre, charge à ce dernier de mettre en place les modalités qui assurent la chaîne de la qualité y compris avec les sous-traitants.
Ce qui change : rien, il est rappelé que cet indicateur n’impose pas aux sous-traitants l’obligation de certification Qualiopi, en-dehors des cas prévus par des dispositions légales ou réglementaires
Exemples de preuves pour l’indicateur 27 de la certification Qualiopi :
« Contrats de sous-traitance, tous les éléments qui permettent de démontrer les modalités de sélection et de pilotage des sous-traitants (process de sélection, animation qualité dédiée, charte), justificatifs présentés par les sous- traitants ou les salariés portés. »
Pour l’indicateur 27, les prestataires de formation doivent donc fournir des preuves concrètes démontrant qu’ils s’assurent de la conformité de leurs sous-traitants ou salariés portés au référentiel Qualiopi. Les contrats de sous-traitance doivent clairement stipuler les exigences de conformité à Qualiopi, incluant les spécifications des services à fournir et les normes de qualité attendues. Le processus de sélection des sous-traitants doit être détaillé : cela peut inclure des critères de sélection, des procédures d’évaluation, et des enregistrements de décisions. L’animation qualité dédiée peut inclure des ateliers, des séminaires de formation, des réunions régulières de suivi de la qualité, et des bulletins d’information. La charte de conformité permet de certifier que les sous-traitants et salariés portés s’engagent à adhérer aux principes et aux exigences du référentiel Qualiopi. Enfin, les justificatifs présentés par les sous-traitants ou les salariés portés prouvent leur propre conformité aux standards de Qualiopi. Cela peut inclure leurs propres audits de qualité, les certifications obtenues, les formations continues suivies, et d’autres documents pertinents.
Ce qui change : rajout de l’élément de preuve « contrat de sous-traitance »
Non-conformité de l’indicateur 27 de la certification Qualiopi :
« Dans l’échantillon audité, le non-respect (même partiel) de cet indicateur entraîne une non-conformité majeure. »
Une non-conformité majeure avec l’indicateur 27 peut être déclenchée si l’organisme de formation ne parvient pas à prouver qu’il a vérifié et assuré la conformité de ses sous-traitants ou salariés portés aux exigences du référentiel. Cela peut inclure l’absence de preuves de contrats de sous-traitance adéquats, de documentation montrant le processus de sélection des sous-traitants, ou de suivis et audits réguliers démontrant que les sous-traitants respectent les critères de Qualiopi dans leur prestation de services. Tout manquement, même partiel, à ces exigences, comme l’omission de vérifier certains aspects du travail des sous-traitants ou des salariés portés, peut entraîner une non-conformité considérée comme majeure lors de l’audit.
Ce qui change : rien en ce qui concerne le type de non-conformité pour cet indicateur
Obligations spécifiques de l’indicateur 27 de la certification Qualiopi :
Non
Ce qui change : aucune obligation spécifique précisée
Glossaire de l’indicateur 27 de la certification Qualiopi :
Non
Ce qui change : rien, pas d’explication de terme nouveau
Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants pour l’indicateur 27 de la certification Qualiopi :
Aucune attente spécifique
Ce qui change : rien non plus concernant les attentes spécifiques des nouveaux entrants
Pour aller plus loin dans l’indicateur 27 de la certification Qualiopi...
Voici un guide étape par étape pour répondre aux exigences de l’indicateur 27 de Qualiopi
Étape 1 : Établir les critères de conformité
- Identifiez les exigences spécifiques du référentiel Qualiopi que les sous-traitants doivent respecter.
- Développez une liste de vérification qui détaille ces exigences.
Étape 2 : Sélection et évaluation des sous-traitants
- Créez un processus de sélection qui inclut l’évaluation de la capacité du sous-traitant à répondre aux critères Qualiopi.
- Documentez les résultats de l’évaluation et conservez les dossiers de compétence des sous-traitants.
Étape 3 : Formation et sensibilisation
- Organisez des sessions de formation pour les sous-traitants sur le référentiel Qualiopi.
- Assurez-vous que les sous-traitants comprennent leurs responsabilités et comment elles s’intègrent dans le cadre de la qualité globale.
Étape 4 : Contrats de sous-traitance
- Rédigez des contrats clairs qui spécifient les exigences de conformité à Qualiopi et les conséquences en cas de non-respect.
- Incluez des dispositions pour un suivi régulier et des audits de conformité.
Étape 5 : Audits et suivi
- Planifiez des audits réguliers des sous-traitants pour s’assurer du respect continu des exigences.
- Réalisez des audits inopinés et examinez les preuves de la mise en œuvre des pratiques conformes.
Étape 6 : Gestion des non-conformités
- En cas de non-conformité détectée, engagez immédiatement un plan d’action correctif.
- Suivez et documentez les progrès réalisés pour résoudre les problèmes de non-conformité.
Étape 7 : Feedback et amélioration continue
- Recueillez des retours réguliers des apprenants sur les formations sous-traitées.
- Utilisez ces retours pour améliorer les processus de sélection et de suivi des sous-traitants.
Étape 8 : Documentation et rapports
- Gardez une documentation détaillée de toutes les activités liées à la gestion des sous-traitants.
- Préparez des rapports périodiques pour la direction sur la conformité des sous-traitants.
Étape 9 : Communication interne
- Informez régulièrement votre équipe interne des politiques et des pratiques concernant la gestion des sous-traitants.
- Maintenez une culture de transparence et de responsabilité envers la conformité.
Étape 10 : Révision et mise à jour des processus
- Évaluez l’efficacité des processus établis au moins une fois par an.
- Mettez à jour vos processus et pratiques en fonction des changements dans le référentiel Qualiopi ou des leçons apprises lors des audits précédents.
Ce guide doit être adapté en fonction des spécificités et des procédures internes de chaque organisme de formation pour garantir son efficacité et sa conformité avec les standards de Qualiopi.
Vous souhaitez aller plus loin dans la compréhension des attendus de chacun des indicateurs Qualiopi ?
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Toutes vos questions sur l'indicateur 27 de la certification Qualiopi
Comment vérifier que les sous-traitants sont conformes à Qualiopi ?
Il est conseillé de réaliser des audits réguliers, de réviser leurs documents de formation et de suivre leur interaction avec les apprenants. Les contrats doivent stipuler clairement les obligations de Qualiopi et inclure des clauses de suivi et d’évaluation.
Que faire si un sous-traitant n'est pas conforme ?
Il faut immédiatement aborder les non-conformités avec le sous-traitant, exiger un plan d’action correctif et suivre de près la mise en œuvre des mesures correctives. Si la non-conformité persiste, il peut être nécessaire de reconsidérer le contrat avec le sous-traitant.
Un sous-traitant doit-il avoir sa propre certification Qualiopi ?
Non, ce n’est pas une obligation, mais le prestataire principal est responsable de s’assurer que le sous-traitant travaille conformément aux exigences de Qualiopi.
Quels documents un sous-traitant doit-il fournir pour prouver sa conformité ?
Des documents tels que son programme de formation, des certificats de qualification des formateurs, et des preuves de précédentes évaluations de qualité.
Comment les salariés portés sont-ils inclus dans les exigences de Qualiopi ?
Les salariés portés doivent adhérer aux mêmes exigences de qualité et de conformité. Le prestataire doit démontrer une coordination et une supervision adéquates des salariés portés pour assurer le respect de Qualiopi.
Faut-il inclure les preuves de conformité des sous-traitants dans le système de gestion de la qualité du prestataire ?
Oui, ces preuves doivent être intégrées dans le système de gestion de la qualité pour assurer un suivi efficace et démontrer la conformité lors des audits.
Comment gérer la relation avec les sous-traitants pour maintenir la conformité ?
En instaurant une communication claire, des formations régulières sur Qualiopi, et des revues périodiques des performances et des retours d’information des apprenants.
