L’indicateur 9 de la certification Qualiopi concerne l’information aux publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.
Il est commun à tous.
Présentation de l'indicateur 9 de la certification Qualiopi
L’indicateur 9 est particulièrement important : il souligne l’importance de fournir aux publics bénéficiaires des informations claires sur les conditions de déroulement des prestations. Cette démarche garantit transparence et clarté, éléments fondamentaux pour une expérience de formation de qualité.
Traduction :
Imaginez que vous vous inscrivez à une école de cuisine parce que vous adorez cuisiner et que vous voulez devenir chef. Avant même que vous ne mettiez les pieds dans la cuisine de l’école, l’organisme vous envoie un guide super détaillé. Ce guide, c’est un peu comme la carte d’un grand restaurant, mais au lieu de vous dire ce que vous pouvez commander, il vous dit tout ce que vous allez apprendre et comment les cours vont se dérouler : il indique quels jours vous allez cuisiner, à quelles heures, et même quels ustensiles il faut apporter. Il parle aussi de toutes les recettes que vous allez apprendre à maîtriser, de comment ils vont vérifier que vous cuisinez comme un vrai chef, et si vous avez besoin d’une aide en particulier (par exemple, si vous avez du mal à utiliser un couteau de chef), et expliquent comment ils peuvent vous aider.
Grâce à ce guide, quand vous arrivez le premier jour, vous n’êtes pas perdu. Vous savez déjà où aller, quoi faire, et vous vous sentez prêt à vous lancer dans l’aventure culinaire. C’est exactement ce que l’indicateur 9 cherche à accomplir : s’assurer que tous les apprenants entrent dans leur formation bien informés, prêts, et excités de commencer, sans mauvaises surprises. C’est une étape clé pour que l’apprentissage soit efficace et agréable.
Description de l’indicateur 9 de la certification Qualiopi :
« Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation »
Cela signifie que la communication avec les bénéficiaires concernant les modalités pratiques de la formation doit être efficace et complète. Cela inclut l’accueil, le déroulement des sessions, les mesures de santé et de sécurité, et tout autre aspect périphérique important pour les apprenants.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, la description de l’indicateur 9 reste la même
Niveau attendu de l’indicateur 9 de la certification Qualiopi :
« Les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de la prestation sont formalisées et diffusées »
Pour répondre à cet indicateur, les organismes de formation doivent formaliser et diffuser efficacement les modalités d’accueil et les conditions de déroulement des prestations. La diffusion de ces informations doit être adaptée pour atteindre efficacement tous les bénéficiaires, y compris par voie numérique ou physique, selon les besoins.
Étude de cas concret :
Contexte :
« Chef en Herbe » est une académie culinaire réputée, dédiée à former les aspirants chefs à l’art de la cuisine. Offrant une variété de cours, allant de la cuisine traditionnelle à la pâtisserie fine, l’académie attire des étudiants de tous niveaux.
Défi :
Avec un public aussi diversifié, l’académie est confrontée au défi de s’assurer que chaque étudiant commence le cours le plus adapté à son expérience et à ses objectifs d’apprentissage. Cela nécessite une communication claire et complète sur les détails des cours avant l’inscription.
Approche :
Pour relever ce défi, « Chef en Herbe » implémente l’indicateur 9 de Qualiopi en envoyant à chaque nouvel inscrit un « Guide de Démarrage Rapide ». Ce guide inclut :
– Les horaires et lieux : détail des sessions de formation, avec horaires et emplacements précis.
– Le programme de formation : résumé de ce que chaque cours va couvrir, les techniques de cuisine qui seront enseignées, et les recettes à maîtriser.
– Le matériel nécessaire : liste des ustensiles et ingrédients que les étudiants doivent apporter.
– Les évaluations : description de comment et quand les compétences des étudiants seront évaluées, y compris les critères d’évaluation.
– Services auxiliaires : informations sur les services supplémentaires disponibles, tels que l’aide au logement, la restauration, et le soutien pour les personnes en situation de handicap.
– Contact : coordonnées d’un référent pédagogique pour toute question ou clarification avant le début des cours.
Résultat :
Grâce au « Guide de Démarrage Rapide », les apprenants entrent en formation avec une compréhension claire de ce qui les attend, réduisant l’anxiété et augmentant la satisfaction globale. Les apprenants se sentent mieux préparés et plus engagés dès le premier jour, ayant déjà en tête une image précise de leur parcours d’apprentissage.
Conclusion :
L’approche de « Chef en Herbe » illustre parfaitement l’efficacité de l’indicateur 9 de Qualiopi dans l’amélioration de l’expérience de formation. En fournissant des informations détaillées et transparentes avant le début des cours, l’académie s’assure non seulement que les étudiants sont bien préparés, mais elle établit également une fondation solide pour une relation de confiance et un parcours d’apprentissage réussi. Ce modèle démontre comment la clarté et la transparence peuvent transformer l’expérience éducative, en faisant de chaque étape un processus enrichissant et engageant pour les étudiants.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, le niveau attendu pour cet indicateur 9 reste inchangé
Précisions sur l’indicateur 9 de la certification Qualiopi :
Les documents peuvent être adressés aux bénéficiaires par mail ou par courrier. Ils peuvent aussi être disponibles sur le site internet ou affichés dans les locaux et les bénéficiaires doivent en être informés.
Pour le public mineur, l’information doit être transmise également aux responsables légaux.
Si les prestations se déroulent en entreprise, le règlement intérieur de l’entreprise est applicable concernant les mesures de santé et de sécurité
Ce qui change par rapport à la V8 : Ce qui change : rien, pas de nouvelle précision apportée
Exemples de preuves pour l’indicateur 9 de la certification Qualiopi :
« Règlement intérieur, livret d’accueil, convocation, conditions générales d’utilisation (CGU), noms des référents pédagogiques et administratifs, organigramme, aspects périphériques à la formation (hébergement, restauration, transport, rémunération…), modalités d’accès, de suivi et d’accompagnement des personnes en situation de handicap.
Pour la FOAD : modalités d’accès au LMS (learning management system ou plateforme d’apprentissage en ligne), assistance technique et pédagogique, modalités de réalisation des séquences de formation à distance »
Les organismes de formation peuvent utiliser divers supports pour communiquer les informations pertinentes, incluant les règlements intérieurs, les livrets d’accueil, les convocations et les conditions générales d’utilisation. Pour les formations à distance (FOAD), des précisions sur l’accès aux plateformes d’apprentissage en ligne et l’assistance technique et pédagogique doivent également être fournies.
La préparation de documents clairs et accessibles attestant de la conformité avec l’indicateur 9 est essentielle. Ces documents doivent être régulièrement mis à jour et rendus disponibles pour les bénéficiaires, ainsi que pour les audits de certification.
Ce qui change par rapport à la V8 : le référentiel nous donne de nouveaux exemples à montrer lors de l’audit Qualiopi pour les organismes qui proposent des FOAD
Non-conformité de l’indicateur 9 de la certification Qualiopi :
« Dans l’échantillon audité, une non-conformité mineure est caractérisée par une information incomplète »
Pour l’indicateur 9 de Qualiopi, une non-conformité mineure signalée pour une information incomplète signifie que lorsqu’un échantillon de formations offertes par l’organisme de formation a été examiné (l’audit), il a été constaté que toutes les informations nécessaires n’étaient pas fournies aux apprenants. Cela peut concerner plusieurs types d’informations relatives aux conditions de déroulement de la formation.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, pas de changement de type de non-conformité pour cet indicateur
Obligations spécifiques de l’indicateur 9 de la certification Qualiopi :
Non
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, toujours pas d’obligation spécifique pour cet indicateur 9
Glossaire de l’indicateur 9 de la certification Qualiopi
Non
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, toujours pas d’explication de termes dans cet indicateur 9
Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants pour l’indicateur 9 de la certification Qualiopi :
Aucune attente spécifique
Ce qui change par rapport à la V8 : aucune attente particulière pour les nouveaux entrants dans cet indicateur 9
Cas de la sous-traitance pour l’indicateur 9 de la certification Qualiopi :
Lorsque la prestation échantillonnée est une prestation pour laquelle l’organisme intervient en sous-traitance : l’organisme certificateur tient compte des missions confiées pour l’appréciation de cet indicateur.
Pour aller plus loin dans l’indicateur 9 de la certification Qualiopi :
Pour démontrer la conformité avec l’indicateur 9 de Qualiopi, il est essentiel de fournir des preuves documentées montrant que les informations concernant les conditions de déroulement de la prestation de formation sont bien communiquées aux apprenants. Voici comment ces éléments peuvent être développés et utilisés comme preuves :
Règlement intérieur
– Preuve : une copie du règlement intérieur envoyée aux apprenants ou un lien vers la section correspondante sur le site web de l’organisme. Ce document doit inclure les règles de conduite, les politiques en matière de santé et de sécurité, et les procédures en cas d’urgence.
Livret d’Accueil
– Preuve : un exemplaire du livret d’accueil qui présente l’organisme de formation, les services disponibles pour les apprenants (bibliothèque, espaces de repos, services administratifs), ainsi que des informations pratiques sur le déroulement des cours.
Convocation
– Preuve : une copie de la convocation envoyée aux apprenants avec les détails de la formation (date, heure, lieu, matériel à apporter, etc.).
Conditions Générales d’Utilisation (CGU)
– Preuve : document ou lien web détaillant les CGU, notamment pour l’utilisation des ressources en ligne, les droits et obligations des apprenants.
Noms des référents pédagogiques et administratifs
– Preuve : liste des contacts clés au sein de l’organisme, incluant leurs rôles et coordonnées, facilitant la communication directe entre les apprenants et l’organisme.
Organigramme
– Preuve : un organigramme de l’équipe pédagogique et administrative pour aider les apprenants à comprendre la structure de l’organisme et à identifier les bonnes personnes pour leurs besoins spécifiques.
Aspects périphériques à la formation
– Preuve : des guides ou des informations spécifiques sur l’hébergement, la restauration, les options de transport, ainsi que les possibilités de rémunération ou de financement disponibles pour les apprenants.
Modalités d’accès, de suivi et d’accompagnement des personnes en situation de handicap
– Preuve : documentation sur les mesures d’accessibilité, les aménagements spécifiques, et les services de soutien disponibles pour les apprenants en situation de handicap.
Pour la Formation Ouverte à Distance (FOAD)
Modalités d’accès au LMS
– Preuve : guide utilisateur pour accéder et naviguer sur la plateforme d’apprentissage en ligne (LMS), incluant les identifiants de connexion et les instructions d’accès.
Assistance technique et pédagogique
– Preuve : informations sur l’assistance disponible pour les apprenants, y compris les horaires et les moyens de contact pour le support technique et pédagogique.
Modalités de réalisation des séquences de formation à distance
– Preuve : descriptions détaillées de la mise en œuvre des séquences d’apprentissage à distance, incluant le calendrier des sessions en direct, les attentes en termes de participation et d’engagement, ainsi que les modalités d’évaluation.
En fournissant ces preuves lors d’un audit Qualiopi, un organisme de formation peut clairement démontrer sa conformité avec l’indicateur 9, soulignant son engagement à offrir une expérience de formation transparente, accessible et de qualité.
Vous souhaitez aller plus loin dans la compréhension des attendus de chacun des indicateurs Qualiopi ?
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Quelles informations doivent être incluses pour répondre à l'indicateur 9 ?
Les informations doivent couvrir tous les aspects du déroulement de la prestation, incluant les modalités d’accueil, les conditions de sécurité et de santé, les aspects logistiques tels que l’hébergement et la restauration, et les modalités spécifiques aux formations à distance.
Comment assurer l'accès aux informations pour tous les publics ?
Les organismes de formation doivent adopter des stratégies de communication diversifiées, garantissant que les informations soient accessibles par différents moyens, tels que le site internet, les courriels, les affichages dans les locaux ou encore par envoi postal pour ceux qui ne disposent pas d’un accès facile à internet.
Quel est l'impact d'une non-conformité mineure pour l'indicateur 9 ?
Une non-conformité mineure, caractérisée par une information incomplète, nécessite une révision et une mise à jour des documents et des pratiques de communication pour s’assurer que toutes les informations requises soient complètement et efficacement transmises aux bénéficiaires.
Quelle est la spécificité pour les formations certifiantes en lien avec l'indicateur 9 ?
Pour les formations certifiantes, les informations transmises doivent inclure des détails sur les prérequis en cohérence avec les exigences des certifications visées, assurant ainsi que les bénéficiaires sont pleinement informés des conditions spécifiques d’accès à ces formations. Il est crucial que les organismes démontrent une correspondance entre les prérequis annoncés et ceux requis par la certification professionnelle ciblée, pour garantir aux apprenants un parcours aligné avec leurs objectifs de certification.
