L’indicateur 18 de la certification Qualiopi concerne la coordination des intervenants internes et/ou externes.
Il est commun à toutes les actions.
Présentation de l'indicateur 18 de la certification Qualiopi
L’indicateur 18 de Qualiopi concerne la capacité du prestataire à mobiliser et coordonner efficacement les différents intervenants impliqués dans la prestation de formation, qu’ils soient internes ou externes. Cela englobe les aspects pédagogiques, administratifs, logistiques et commerciaux, nécessitant une gestion coordonnée pour assurer le bon déroulement des activités de formation.
Traduction :
L’indicateur 18 de Qualiopi signifie que le centre de formation doit bien organiser et coordonner toutes les personnes qui participent à la formation, comme les formateurs, le personnel administratif, et même parfois les personnes chargées de la logistique et de la vente. Cela garantit que tout se passe bien pendant la formation.
Description de l’indicateur 18 de la certification Qualiopi :
« Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…). »
Cet indicateur demande donc au prestataire de formation de bien organiser et gérer toutes les personnes impliquées dans le processus de formation, qu’elles soient internes (comme les formateurs ou le personnel administratif) ou externes (comme les partenaires logistiques ou commerciaux). Cela vise à assurer une coordination efficace de toutes les activités liées à la formation.
Ce qui change par rapport à la V8 : pas de modification de la description de l’indicateur 18. Le terme « mobilise » est en revanche mis en évidence
Niveau attendu de l’indicateur 18 de la certification Qualiopi :
« Le prestataire identifie, selon les fonctions nécessaires aux prestations, les intervenants dont il assure la coordination. »
Le niveau attendu pour l’indicateur 18 exige donc que le prestataire identifie clairement les différents intervenants internes et/ou externes nécessaires à la réalisation des prestations de formation. De plus, il doit démontrer une coordination efficace entre ces différentes équipes pour assurer le bon déroulement des activités de formation.
Étude de cas concret : le Centre de Formation Polytech
Contexte :
Le Centre de Formation Polytech propose une variété de programmes de formation professionnelle dans le domaine de la technologie. Pour garantir la qualité de ses prestations, le centre doit mobiliser et coordonner efficacement les différents intervenants internes et externes impliqués dans la conception et la mise en œuvre des formations.
Défi :
Assurer une coordination harmonieuse entre les équipes pédagogiques, administratives, logistiques et commerciales pour offrir des formations de haute qualité répondant aux besoins des apprenants et des entreprises.
Approche :
- Identification des intervenants
Le Centre de Formation Polytech identifie les différentes fonctions nécessaires à la réalisation de ses prestations, telles que les formateurs spécialisés, le personnel administratif pour la gestion des inscriptions et des documents, les responsables logistiques pour l’organisation des salles et du matériel, et les équipes commerciales pour la promotion des programmes.
Chaque intervenant est clairement identifié et désigné en fonction de ses compétences et de ses responsabilités dans le cadre des prestations de formation.
- Coordination des équipes
Le centre assure une coordination étroite entre les équipes internes et externes grâce à des réunions régulières, des communications claires et des outils de gestion de projet.
Les responsables de chaque département travaillent en étroite collaboration pour garantir que les objectifs de formation sont alignés avec les besoins du marché et les attentes des apprenants.
Résultats :
Grâce à une coordination efficace des différents intervenants, le Centre de Formation Polytech parvient à offrir des programmes de formation pertinents et de haute qualité qui répondent aux exigences des apprenants et des entreprises partenaires. Cette approche garantit également une expérience d’apprentissage enrichissante et professionnelle pour tous les participants.
Cette étude de cas met en lumière l’importance de l’identification et de la coordination des intervenants internes et externes dans le cadre des prestations de formation. En appliquant avec succès l’indicateur 18 de Qualiopi, le Centre de Formation Polytech démontre son engagement envers l’excellence opérationnelle et la satisfaction des parties prenantes.
Ce qui change par rapport à la V8 : il est désormais demandé aux organismes d’identifier, selon les fonctions nécessaires aux prestations, les intervenants internes et/ou externes. Il faut en revanche toujours démontrer la coordination des équipes
Précisions sur l’indicateur 18 de la certification Qualiopi :
« Un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions. »
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, le référentiel précise toujours qu’un indépendant peut assurer seul les différentes fonctions
Exemples de preuves pour l’indicateur 18 de la certification Qualiopi :
« Organigramme fonctionnel avec les champs d’intervention (pédagogique, technique, commercial, social), liste des intervenants/contributeurs internes ou externes, contrats de travail, de prestations de service, fiches de poste, liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap, planning des intervenants, comptes-rendus de réunions d’équipes, relevés des échanges avec les intervenants externes. »
Les exemples de preuves demandées pour cet indicateur visent à démontrer la mobilisation et la coordination efficace des différents intervenants internes et externes. Cela peut inclure des documents tels qu’un organigramme fonctionnel détaillant les domaines d’intervention de chaque membre de l’équipe, une liste des intervenants internes et externes avec leurs rôles respectifs, des contrats de travail ou de prestation de service, des fiches de poste décrivant les responsabilités de chaque intervenant, un planning des interventions, des comptes-rendus de réunions d’équipes, ainsi que des relevés des échanges avec les intervenants externes. Ces éléments de preuve permettent de démontrer la mise en œuvre concrète de la coordination des équipes dans le cadre des prestations de formation.
Ce qui change par rapport à la V8 : de nouveaux exemples d’éléments de preuve font leur apparition dans le référentiel. Il semblerait, comme le laisse suggérer la description de l’indicateur, que la mobilisation des équipes doit être mieuxê démontrée lors des différents audits
Non-conformité de l’indicateur 18 de la certification Qualiopi :
« Dans l’échantillon audité, une non-conformité mineure est caractérisée par un défaut ponctuel de coordination. »
Une non-conformité mineure avec l’indicateur 18 de Qualiopi survient lorsqu’il y a un manquement ponctuel dans la coordination des intervenants, identifiés selon les fonctions nécessaires aux prestations. Cela signifie qu’il peut y avoir des incidents isolés où la coordination n’a pas été parfaitement assurée, mais cela n’est pas répété de manière systématique.
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, pas de changement du type de non-conformité pour cet indicateur
Obligations spécifiques de l’indicateur 18 de la certification Qualiopi :
Non
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, pas d’obligation spécifique
Glossaire de l’indicateur 18 de la certification Qualiopi :
« Intervenants internes : dirigeants et salariés intervenant dans le cadre d’un contrat de travail (dont formateurs occasionnels).
Intervenants externes : tous les sous-traitants intervenant dans le cadre d’un contrat de prestation de service.
Mobiliser les intervenants : capacité à impliquer les intervenants en fonction des besoins de la prestation. »
Ce qui change par rapport à la V8 : intégration d’un nouveau terme dans le glossaire, la « mobilisation des intervenants »
Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants pour l’indicateur 18 de la certification Qualiopi :
Aucune attente spécifique
Ce qui change par rapport à la V8 : rien, toujours aucune attente particulière concernant les nouveaux entrants
Pour aller plus loin dans l’indicateur 18 de la certification Qualiopi...
Voici un guide étape par étape pour répondre aux exigences de l’indicateur 18 de Qualiopi :
Étape 1 : Identification des intervenants
Identifiez tous les intervenants internes et externes impliqués dans la prestation de formation, y compris les membres de l’équipe pédagogique, administratifs, logistiques, commerciaux et les prestataires externes le cas échéant.
Étape 2 : Définition des responsabilités
Définissez clairement les rôles et responsabilités de chaque intervenant en fonction de leur champ d’intervention et des besoins de la prestation de formation.
Étape 3 : Établissement d’un organigramme fonctionnel
Élaborez un organigramme fonctionnel détaillant les différentes fonctions et les champs d’intervention de chaque intervenant, qu’ils soient internes ou externes.
Étape 4 : Documentation des contrats et accords
Rassemblez tous les contrats de travail, contrats de prestation de service ou tout autre document légal liant les intervenants à l’organisme de formation.
Étape 5 : Communication et coordination
Mettez en place des canaux de communication efficaces pour favoriser la collaboration entre les intervenants, tels que des réunions régulières, des outils de messagerie instantanée (comme Slack) ou des plateformes de travail collaboratif.
Étape 6 : Planification des interventions
Élaborez un planning détaillé des interventions de chaque intervenant, en veillant à ce que les horaires et les ressources nécessaires soient clairement définis.
Étape 7 : Suivi et évaluation
Mettez en place des mécanismes de suivi pour évaluer la performance des intervenants et l’efficacité de la coordination, et apportez les ajustements nécessaires en cas de besoin.
Étape 8 : Documentation des échanges et réunions
Documentez les échanges avec les intervenants externes, ainsi que les comptes-rendus des réunions d’équipe, pour disposer d’un historique des décisions prises et des actions entreprises.
Étape 9 : Revue et amélioration continue
Effectuez régulièrement une revue de la coordination des intervenants pour identifier les points forts et les axes d’amélioration, et mettez en œuvre des actions correctives si nécessaire.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de répondre aux exigences de l’indicateur 18 en assurant une mobilisation et une coordination efficaces des intervenants impliqués dans vos prestations de formation.
Vous souhaitez aller plus loin dans la compréhension des attendus de chacun des indicateurs Qualiopi ?
Si vous êtes formateur indépendant, vous pouvez consulter toutes nos formations sur Qualiopi ici.
Si vous êtes une entreprise, vous pouvez consulter nos formations Qualiopi dans ce lien.
Et si vous êtes un réseau de franchises et vous souhaitez vous aussi créer votre organisme de formation ou obtenir votre certification Qualiopi, c’est par ici.
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Qu'est-ce que l'indicateur 18 évalue dans le cadre de la certification Qualiopi ?
Il évalue la capacité du prestataire à mobiliser et coordonner les différents intervenants internes et/ou externes nécessaires à la réalisation des prestations de formation.
Qui sont les intervenants internes et externes concernés par cet indicateur ?
Les intervenants peuvent être des membres de l’équipe pédagogique, administratifs, logistiques, commerciaux, ou encore des prestataires externes impliqués dans la prestation de formation.
Quels sont les éléments de preuve requis pour démontrer la conformité à cet indicateur ?
Les éléments de preuve comprennent un organigramme fonctionnel détaillant les champs d’intervention, une liste des intervenants/contributeurs internes ou externes, des contrats de travail ou de prestations de service, des fiches de poste, etc.
Comment assurer une coordination efficace des intervenants pour répondre à cet indicateur ?
Il est essentiel d’établir des canaux de communication clairs, de définir des rôles et responsabilités précis, d’organiser des réunions régulières et de tenir à jour un planning des interventions.
Que faire en cas de non-conformité mineure avec cet indicateur ?
En cas de non-conformité mineure, il convient d’identifier les causes du défaut ponctuel de coordination et de prendre des mesures correctives pour garantir une meilleure coordination à l’avenir.
Quels avantages apporte une coordination efficace des intervenants dans une organisation de formation ?
Une coordination efficace permet d’optimiser les ressources, d’améliorer la qualité des prestations, de garantir une expérience homogène pour les apprenants et de favoriser la réussite des formations.
Comment maintenir une coordination efficace des intervenants sur le long terme ?
Il est important de mettre en place des processus et des outils de suivi, d’encourager la communication et la collaboration entre les équipes, et d’investir dans la formation et le développement professionnel des intervenants.
Quels sont les bénéfices pour les apprenants d'une coordination réussie des intervenants ?
Une coordination efficace contribue à offrir une expérience d’apprentissage cohérente, personnalisée et de qualité, en alignant les interventions des différents acteurs sur les objectifs pédagogiques et les besoins des apprenants.
